Componentes de una Base de datos

Si bien las Bases de Datos no son todas iguales, podemos nombrar algunos componentes comunes:

Tablas: comprende definición de tablas, campos, relaciones e índices. Es el componente principal de las Bases de Datos Relacionales. Formularios: se utilizan principalmente para actualizar datos. Consultas: se utilizan para ver, modificar y analizar datos. Informes: se utilizan para presentar los datos en formato impreso. Macros: conjunto de instrucciones para realizar una operación determinada.

De una manera sencilla podemos decir que una Base de Datos está compuesta por Tablas. Y cada Tabla está formada por Campos y Registros.

Seguramente, alguna vez has visto un fichero como este:

El fichero completo sería la Base de Datos. Y cada uno de los cajones vendría a ser una Tabla. A su vez, cada cajón tiene fichas, que serían los registros. Y en cada ficha tiene distintos tipos de información, que serían los Campos.

Campos: unidad básica de una base de datos. Almacenan datos simples referidos a una entidad. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo.

El tipo de campo, permite especificar el tipo de dato que cargaremos en dicho campo. Estos datos pueden ser:

• texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255;
• memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres;
• numérico: para introducir números;
• fecha/hora: para introducir datos en formato fecha u hora;
• moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario;
• autonumérico: en este tipo de campo Access numera automáticamente el contenido;
• si/no: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Si/No, Verdadero/Falso, etc.;
• objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.;
• hipervínculo: podemos definir un enlace a una página;
• webasistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Además del tipo de Dato, existe  un campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada, que se llama "campo clave".

Registros: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.
Un campo se refiere a un tipo o atributo de información, y un registro a toda la información sobre un individuo. Por ejemplo, en una base de datos que almacene información de tipo agenda, un campo será el NOMBRE, otro la DIRECCIÓN..., mientras que un registro viene a ser como la ficha en la que se recogen todos los valores de los distintos campos para un individuo, esto es, su nombre, dirección, etc. Y la Tabla vendría a ser el lugar que contiene todos los registros.
Los datos pueden aparecer en forma de texto, números, gráficos, sonido o video. Normalmente las bases de datos presentan la posibilidad de consultar datos, bien los de un registro o los de una serie de registros, que cumplan una condición. También es frecuente que se puedan ordenar los datos o realizar operaciones sencillas, aunque para cálculos más elaborados haya que importar los datos en una hoja de cálculo. Para facilitar la introducción de los datos en la base se suelen utilizar formularios; también se pueden elaborar e imprimir informes sobre los datos almacenados.